Канцелярия. Управление деловыми процессами
Прежде чем начать пользоваться программным продуктом, его необходимо сначала установить. Именно процессу установки системы DIRECTUM и будет посвящена данная статья.
В некоторых случаях требуется удалить приложение и установить его «с чистого листа», например, при установке более новой версии. Поскольку такие ситуации возникают нередко, вопрос удаления информации о продукте я не мог обойти стороной, ему будет посвящен соответствующий раздел.
Все рекомендации взяты из документации, входящей в поставку системы, и из базы знаний , ссылки на ее статьи буду приводить далее по тексту.
Итак, представим, что перед нами - дистрибутив системы. Если ранее опыта установки не было, то сразу может возникнуть много вопросов. В какой последовательности производить установку? С какими параметрами устанавливать? Потребуется ли дополнительно что-то настраивать в операционной системе?
Действительно, необходимо соблюдать последовательность действий при установке, часто требуется настроить определенным образом права на NTFS-каталоги, включить в необходимые группы пользователей и т.п. По этой причине, как бы это ни звучало банально, установку необходимо проводить в соответствии с инструкцией, в которой полностью описан порядок установки.
Итак, с чего же начать установку? Прежде всего, еще до начала собственно установки, необходимо убедиться, что компьютер соответствует предъявляемым требованиям к аппаратному и программному обеспечению. Может ли в принципе быть установлено приложение на данный компьютер? Следует обратить внимание, что обновление общесистемного ПО в ряде случаев влечет за собой необходимость обновить и прикладное ПО. В частности, очень много вопросов поступает по совместимости DIRECTUM с новыми продуктами Microsoft, например, с Windows 8. Со всеми требованиями можно ознакомиться в документе «Типовые требования к аппаратному и программному обеспечению», который всегда входит в комплект поставки системы.
Зачастую дистрибутивы хранятся на сетевом ресурсе, с него же и производится установка. Действительно, это очень удобно по многим причинам - надежность хранения, доступ с любого компьютера по сети и пр. Клиентскую часть, интеграцию с офисными приложениями, как правило, именно так и устанавливают - с сетевой "шары". При этом следует обратить внимание, что не любое приложение может быть установлено таким образом - может потребоваться установка с локального диска. В частности, этот нюанс касается установки серверной части. При попытке установки с сетевого ресурса может возникнуть такая ошибка: «Ошибка пакета Windows Installer. Невозможно запустить сценарий завершения установки…» ().
Установку некоторых приложений необходимо производить с правами локального администратора, в инструкции всегда есть соответствующее примечание. В ОС Windows Vista и выше необходимо явно указывать это с помощью пункта контекстного меню «Запуск от имени». В тех случаях, когда требуется производить действия в командной строке, командную строку также следует запускать от имени локального администратора.Если установку производить без прав локального администратора, то на выполнение некоторых действий может не хватить прав доступа. Так, необходимые библиотеки или COM-сервера окажутся незарегистрированными в операционной системе. Также, при установке некоторых модулей происходит создание журнала Windows, что требует наличие прав локального администратора.
Частные случаи
В предыдущем разделе мы рассмотрели общие рекомендации по установке. Сейчас предлагаю разобрать несколько частных случаев, которые нередко встречаются на практике.
Рассмотрение начнем с установки русскоязычного Microsoft SQL Server 2008 R2 RUNTIME. Дистрибутив Microsoft SQL Server поставляется в рамках RUNTIME-соглашения и для работы только с системой DIRECTUM. Работоспособность системы в этом случае гарантируется только при определенном наборе компонент. Что произойдет, если выбрать состав компонент не по инструкции, а, скажем, вообще все компоненты? В частности, русскоязычный дистрибутив SQL 2008 R2 RUNTIME не содержит компоненту Reporting Service, поэтому будет возникать ошибка установки ().
Рекомендую с большой осторожностью использовать спецсимволы в паролях пользователей SQL. Не призываю совсем отказаться от спецсимволов, но лучше их не использовать, если на то нет специальной необходимости. Почему нужно стараться этого избегать? Если в параметрах подключения к SQL-серверу указать пользователя, пароль которого содержит апостроф, то возникнет ошибка "There is a problem with this Windows Installer package…Format of the initialization strings does not conform to the OLE DB specification". Соответственно, для устранения ошибки необходимо поменять пароль ().
Удаление информации о продукте
Иногда удаление продукта происходит не полностью и запись о продукте остается в системе. Например, в случае с клиентской частью системы DIRECTUM это может стать причиной неверной установки более поздних версий системы DIRECTUM на данный компьютер. Также, были случаи, когда при установке приложения возникали сообщения о том, что приложение уже установлено.
Для корректного удаления информации о приложении, установленном с ошибками, написано немало программ. Мы рекомендуем в таких случаях воспользоваться утилитой MsiZap из пакета Windows Platform SDK. Утилита распространяется вместе с дистрибутивом DIRECTUM и находится в папке \Utils\MsiZap.
Для запуска утилиты и выполнения действий по удалению данных о приложении, установленном с ошибками необходимо выполнить следующую команду MsiZap.exe T {ProductCode} ().
Заключение
Поиск решения может не ограничиваться базой знаний на сайте поддержки DIRECTUM. Полезную информацию можно найти, например, на сайтах компании Microsoft. Часто статьи базы знаний ссылаются на ресурсы Microsoft (см. статьи № 4301 и № 4869).
Установка – очень обширная предметная область, мы охватили лишь малую часть. Если данная тема будет интересна посетителям сайта, возможно, в будущем будут написаны статьи, в которых разберем тонкости установки отдельно взятых модулей.
Напоследок остается всем пожелать быстрой установки и стабильной работы системы!
Канцелярия - данный модуль предназначен для облегчения работы делопроизводителей, на которых, как правило, ложится нагрузка по обеспечению "бумажного" документооборота и контроля исполнения поручений. В его состав входят:
- делопроизводство с гибкой системой нумерации;
- регистрация, рассылка и контроль движения бумажных документов;
- контроль над своевременным исполнением поручений руководителя (фиксирование переписки, возможность отправки на доработку, свободная маршрутизация);
- наличие специализированных отчетов, упрощающих рабочий процесс (Просроченные задания, Договора на рассмотрении и т.д.);
- обмен электронными документами с ЭЦП со сторонними организациями;
- ведение номенклатуры дел и полное соответствие ГСДОУ.
Ведение номенклатуры дел и журналов регистрации
При подготовке документов для передачи в архив по каждому номенклатурному делу можно распечатать обложку дела, а также опись документов дела, что значительно сокращает время на подготовку документов для архивного хранения.
Гибкая система нумерации позволяет присваивать номер документу в разрезе электронного журнала регистрации. Для каждого журнала задается произвольный способ автоматической нумерации документов внутри журнала. Номер может включать в себя код подразделения, код журнала, а также любой другой необходимый реквизит.
Регистрация документов
Для регистрации документов используются регистрационно-контрольные карточки (РКК), которые содержат все первичные данные (корреспондент, подразделение организации, представитель организации, дата регистрации, регистрационный номер, тема и краткое содержание документа, способ доставки и т.д.), а также необходимую информацию о состоянии любого бумажного документа организации (местонахождение, состояние исполнения и т.д.). Для исходящих документов можно указать список рассылки по организациям.
В системе реализована возможность регистрации документов как от организаций, так и от граждан.
Для организаций, использующих децентрализованную регистрацию документов, в системе используются места регистрации - рабочие места секретарей и сотрудников канцелярии. Каждое место регистрации может обслуживать одно или несколько подразделений. По местам регистрации возможно разграничение прав доступа к данным.
При перемещении документа между подразделениями на каждом месте регистрации может заводиться своя РКК. Таким образом, появляется цепочка РКК, по которой можно отследить движение бумажного документа не только между сотрудниками внутри подразделения, но и между подразделениями.
Кроме того, через РКК осуществляется взаимосвязь зарегистрированных документов системы между собой: "В ответ на", "Во исполнение" и т.д.
Процедура регистрации проста и заключается в заполнении необходимых полей РКК, при этом регистрационный номер присваивается автоматически.
При регистрации непосредственно из РКК возможно занесение отсканированного (электронного) документа в модуль "Управление электронными документами" с автоматическим присоединением его к РКК. Для оперативного занесения большого объема документов используются службы ввода DIRECTUM Capture Services, обеспечивающие поточное занесение документов в систему. В дальнейшем РКК, как и занесенный электронный документ, легко может быть найдена по штрих-коду на бумажном аналоге документа, благодаря технологии быстрой идентификации DIRECTUM RapID.
По данным РКК распечатываются журналы входящих и исходящих документов. Более того, для исходящих документов можно автоматически сформировать и распечатать наклейку на конверт.
Движение и исполнение документов
После регистрации входящий документ проходит этапы рассмотрения, вынесения резолюции, постановки на контроль и исполнения документа. При этом дальнейшая работа исполнителей с документом может вестись полностью в электронном виде. Это значительно сокращает затраты времени исполнителей и предотвращает случайную потерю оригинала.
В зависимости от стиля работы руководителя документ рассматривается или в бумажном, или в электронном виде.
На основании резолюции, вынесенной руководителем, документ может быть поставлен на контроль с назначением исполнителей, поручений и сроков.
Для исполнителей, которые работают с модулем "Управление деловыми процессами", секретарь или сам руководитель может быстро создать задачу прямо из РКК. Работа с задачами позволяет максимально полно использовать возможности системы по контролю исполнения поручений:
- фиксация полной переписки по исполнению поручений;
- возможность отправки на доработку;
- гибкая настройка маршрутизации и т.д.
Впоследствии по задачам, связанным с РКК, можно быстро воссоздать историю работы над документом, процедуру согласования, обоснование принятого решения.
Если же модуль "Канцелярия" используется самостоятельно, все поручения, выданные исполнителям, заносятся секретарем в РКК документа, после чего отслеживается их своевременное исполнение. При этом для неавтоматизированных пользователей поручения можно распечатать.
При работе с электронными документами все перемещения документов осуществляются через задачи, при этом на специальной закладке РКК фиксируется местонахождение бумажного документа в любой момент времени. Это позволяет оперативно находить бумажный оригинал документа через РКК.
По тем же принципам строится и работа с исходящими и внутренними документами.
Обмен электронными документами между системами
Решения DIRECTUM обеспечивают обмен официальными, юридически значимыми электронными документами между организациями. Обмен документами основывается на использовании отраслевого стандарта обмена электронными документами "Взаимодействие систем автоматизации документационного обеспечения управления", утвержденного Гильдией Управляющих Документацией.
Обмен документами может производиться как между структурными подразделениями одной компании (холдинга), так и между независимыми организациями-партнерами. При этом одна из сторон может использовать другую систему электронного документооборота или вообще не работать с СЭД.
Если обмен производится между подразделениями одной компании (холдинга), то работа с документами происходит в модулях "Управление электронными документами", "Управление деловыми процессами" и "Канцелярия".
Если обмен производится между сторонними организациями, то электронный документ экспортируется из системы DIRECTUM в файл ESD-формата. Вторая сторона может импортировать ESD-документ в используемую у себя ECM-систему (при условии, что этот формат поддерживается данной СЭД; формат ESD является открытым), либо использовать для работы с ESD-документом свободно распространяемую программу DIRECTUM OverDoc.
DIRECTUM OverDoc позволяет просматривать документ, его атрибуты и все ЭЦП, которыми документ был подписан, включая маркер достоверности.
Поиск и анализ информации
С момента регистрации любого документа в системе можно найти как его регистрационную карточку вместе с информацией о местонахождении и процессе исполнения документа, так и сам электронный документ. Система осуществляет поиск по регистрационным номерам, корреспонденту, автору резолюции, а также по всем реквизитам РКК и их произвольному сочетанию.
Кроме того, в системе предусмотрены специализированные отчеты, существенно повышающих эффективность работы пользователей: Документы на рассмотрении, Просроченные поручения, Документы, подлежащие возврату, и т.д.
ИНСТРУКЦИЯ ПО РАБОТЕ С СИСТЕМОЙ DIRECTUM ЧЕРЕЗ WEB-ДОСТУПУ (для пользователей СЭД) Оглавление Назначение веб-доступа......................................................................................................................... 3 Поддерживаемые браузеры................................................................................................................... 3 Вход на сайт web-доступа..................................................................................................................... 3 Проводник web-доступа......................................................................................................................... 4 Списки объектов..................................................................................................................................... 5 Структура страниц объектов.............................................................................................................. 6 Предопределенные папки........................................................................................................................ 7 Работа с папками................................................................................................................................... 7 Работа с документами.......................................................................................................................... 8 Работа с задачами и заданиями............................................................................................................ 9 Общие сведения....................................................................................................................................... 9 Порядок выполнения задания...............................................................................................................10 Поиск объектов.....................................................................................................................................10 Порядок выполнения поисков...............................................................................................................10 Выход с сайта web-доступа................................................................................................................11 2 Назначение веб-доступа Сервер веб-доступа позволяет работать с системой DIRECTUM через браузеры и предназначен для организации доступа к системе в следующих случаях: 1. По сети Internet. 2. По локальной сети: с компьютеров, на которых нет возможности установить клиентскую часть системы DIRECTUM, например, компьютер имеет маломощные аппаратные средства или на нем установлена неподходящая операционная система; для пользователей, которым не нужен весь функционал клиентской части системы DRECTUM, например, для пользователей, которые просматривают документы или выполняют задания. Функциональные возможности сервера веб-доступа по сравнению с winинтерфейсом ограничены. Инструкция предназначена для пользователей, ознакомленных с базовыми навыками работы в СЭД (Инструкцией по работе с системой Directum). Поддерживаемые браузеры Работать с системой «Directum» через web-доступ, можно из следующих браузеров: FireFox 3.6 и выше, Internet Explorer 6.0 и выше, Opera 10.0 и выше, Safari 4.05 и выше. В остальных браузерах работоспособность системы не гарантируется. Вход на сайт web-доступа Для того чтобы войти на сайт web-доступа, сделайте следующее: 1. Откройте браузер и перейдите по адресу: directum.isu.ru. Откроется страница входа в систему. 3 2. В полях «Пользователь» и «Пароль» введите соответственно имя и пароль пользователя системы «Directum». 3. Нажмите кнопку Войти. При необходимости изменить пароль входа в систему, перейдите по ссылке «Изменить пароль». В результате откроется проводник web-доступа. Проводник web-доступа Проводник web-доступа имеет следующую структуру: Панель инструментов Информационная секция Дерево папок Область содержимого папки Информационная секция. В информационной секции отображается название системы, название организации и имя текущего пользователя. В правой части находится гиперссылка «Выход» для завершения работы с проводником. 4 Панель инструментов. На панели инструментов находятся кнопки, предназначенные для выполнения основных действий в проводнике. Состав кнопок на панели инструментов фиксирован и не зависит от содержимого других секций проводника. Дерево папок. На верхнем уровне дерева папок находятся четыре предопределенные папки. Эти папки пользователь видит всегда. На других уровнях дерева расположены папки, созданные пользователями системы. Пользователь видит только те папки, на которые у него есть права. Названия папок являются ссылками. При переходе по ссылке содержимое папки отображается в области содержимого папок. Область содержимого папок. В области содержимого папок отображаются ссылки на те объекты, вложенные в текущую папку, на которые у пользователя есть права доступа. Область содержимого папок представляет собой список объектов. Списки объектов Списки объектов в web-доступе имеют следующий вид: Область сортировки Область фильтрации Элемент списка 5 Строка заголовка. В строке заголовка отображаются названия полей. Состав полей зависит от типа объектов, отображаемых в списке. Область фильтрации. В области фильтрации находится поле для ввода значения, по которому следует отфильтровать список. До ввода значения в этом поле отображается подсказка. Слева от поля фильтрации располагается флажок, который используется для массового выделения либо снятия выделения всех элементов. Если установлен фильтр, то выделяются только отфильтрованные элементы. Элементы списка. Каждый элемент списка содержит общую информацию об одном объекте. Структура страниц объектов Страницы папок, документов, задач, заданий и записей справочников имеют следующую структуру: Информационная секция. В информационной секции отображается название системы, название организации и имя текущего пользователя. В правой части находится ссылка «Закрыть» для закрытия страницы объекта. Панель инструментов. На панели находятся кнопки, предназначенные для выполнения основных действий с объектом. Область закладок. Состав закладок зависит от типа страницы. Область содержимого закладки. В области содержимого отображается содержимое активной закладки из области закладок. 6 Предопределенные папки На верхнем уровне в дереве папок находятся четыре предопределенные папки: Входящие – содержит ссылки на задания, адресованные текущему пользователю; Исходящие – содержит ссылки на задачи, инициатором которых является текущий пользователь; Избранное – предназначена для хранения ссылок на документы, нужных текущему пользователю; Общая папка – содержит ссылки на документы, нужные большинству пользователей системы DIRECTUM. Папки «Входящие», «Исходящие» и «Избранное» являются личными папками пользователя. Их структуру и содержимое каждый пользователь изменяет по своему усмотрению. Папка «Общая папка» является общей для всех пользователей. Ее структуру и содержимое, как правило, изменяют один или несколько ответственных пользователей. Работа с папками На сайте web-доступа с папками можно выполнять следующие действия: 1. создавать папки; 2. просматривать и изменять карточки папок; 3. просматривать и изменять содержимое папок. Остальные действия, доступные через desktop-клиент, выполнять нельзя. Например, нельзя просматривать историю работы с папками. 7 Работа с документами На сайте web-доступа с документами можно выполнять следующие действия: 1. Просматривать и изменять карточки документов. Список карточек, доступных через web-доступ, настраивает администратор. 2. Просматривать и изменять тексты документов. 3. Настраивать права доступа к документу. 4. Экспортировать документы в файлы и импортировать из файлов. 5. Создавать версии документа путем импорта в новую версию. 6. Связывать документы. 7. Просматривать историю работы с документами. Все другие действия, доступные через win-интерфейс, выполнять нельзя. Например, нельзя шифровать документы и просматривать зашифрованные документы, нельзя удалять версии и сами документы, нельзя изменять стадию жизненного цикла документа. Желательно не создавать документы через web-доступ. Данная процедура весьма проблематична. 8 Работа с задачами и заданиями На сайте web-доступа с задачами и заданиями можно выполнять следующие действия: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. создавать задачи; выполнять задания; создавать подзадачи; работать с вложениями задач и заданий; прекращать и рестартовать задачи; настраивать права доступа к задачам и заданиям; просматривать состояние задач и заданий; просматривать историю работы с задачами и заданиями. Все другие действия, доступные через win-интерфейс, выполнять нельзя. Например, нельзя возобновлять или удалять задачи, нельзя подписывать задачи и задания ЭЦП. Общие сведения В ходе обработки маршрутов задач исполнителям приходят задания. Ссылки на задания автоматически помещаются в папку «Входящие» исполнителей. Задания могут быть следующих типов: Задание – исполнитель должен выполнить работы, описанные в тексте задачи, и после этого выполнить задание в системе; Уведомление – исполнитель может просто принять к сведению информацию, изложенную в тексте задачи, и не выполнять в системе никаких действий. 9 После того как все исполнители выполнят задания, инициатору приходит задание-контроль. Ссылка на задание-контроль автоматически помещается в папку «Входящие» инициатора задачи. Порядок выполнения задания Для того чтобы выполнить задание, сделайте следующее: 1. Откройте страницу задания. 2. Отразите в тексте задания информацию о выполненных работах. 3. На панели инструментов нажмите на кнопку (Выполнить). В результате задание перейдет в состояние «Выполнено». Поиск объектов Для доступа к объектам системы, которые не вложены ни в одну папку или заранее неизвестно, в какую папку вложены объекты, предназначены поиски. На сайте стандартного web-доступа можно использовать стандартные поиски документов, задач, заданий и общий поиск. Общий поиск позволяет одновременно искать документы, задачи, задания и папки по одним и тем же критериям. Порядок выполнения поисков Для того чтобы выполнить поиск документов, заданий или задач, сделайте следующее: 1. В проводнике веб-доступа, на панели инструментов нажмите на одну из следующих кнопок: для поиска документов; для поиска задач; для поиска заданий. В области дерева папок откроется форма для задания критериев. Состав критериев зависит от типа поиска. Например, форма для задания критериев поиска документов выглядит так: 2. Заполните критерии. 10 3. Нажмите на кнопку. В результате в области содержимого папок откроется список объектов, удовлетворяющих введенным условиям. В списке будут только те объекты, на которые у текущего пользователя есть права. Выход с сайта web-доступа Для того чтобы выйти с сайта web-доступа, закройте проводник web-доступа. Для этого перейдите по ссылке «Выход», расположенной в информационной секции проводника. В результате текущий сеанс работы завершится и откроется страница входа в систему. Страницу входа можно просто закрыть в браузере. 11